Fast jedes Unternehmen lagert einen Teil seiner IT-Services aus, um die Kosten zu kontrollieren, Zugang zu spezialisiertem Fachwissen zu erhalten, die Serviceeffizienz zu steigern und sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.

Aber genau entscheiden welche IT-Services sollten ausgelagert werden, ist eine wichtige Geschäftsentscheidung, die sorgfältig abgewogen werden muss.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die IT-Services, die Unternehmen auslagern sollten und nicht, und darauf, wie die Risiken, die mit IT-Outsourcing verbunden sind, gemindert werden können.

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Schauen wir uns zunächst IT-Services an, die ausgelagert werden können (und in vielen Fällen sollten).

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Fakten über die Outsourcing-Branche

IT-Services, die ausgelagert werden können

Es gibt heute nur wenige Unternehmen, die ohne IT-Dienste auskommen können. Von einem Foodtruck, der Squarespace für Zahlungen und Gmail für die Kommunikation nutzt, bis hin zum größten Fortune-500-Unternehmen Verwendung mehrerer Managed Service Provider, IT-Dienstleistungen sind ein Synonym für modernes Geschäft.

Dienstleistungen im Bereich Informationstechnologie (IT) sind eine Reihe von Aktivitäten, die den Entwurf, die Entwicklung, die Implementierung und das Management von Informationstechnologiesystemen und -lösungen zur Unterstützung verschiedener Geschäftsabläufe umfassen. IT-Dienstleistungen können von Unternehmen erbracht werden, die sich auf die Bereitstellung von IT-Support spezialisiert haben, oder von internen IT-Abteilungen innerhalb von Organisationen.

Im Allgemeinen gibt es starke Gründe für und gegen IT-Outsourcing, abhängig von der besonderen Situation des Unternehmens: was es auf dem Markt bietet, interne Fähigkeiten und Strategie. Davon abgesehen kann IT-Outsourcing besonders in großen Organisationen von Vorteil sein und/oder dort, wo IT-Services nicht effektiv von einem internen Team erbracht werden können.

Der Umfang der IT-Dienstleistungen kann je nach den Bedürfnissen des Unternehmens variieren. Im Folgenden werden jedoch die wichtigsten Dienstleistungen behandelt, die ausgelagert werden können.

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Helpdesk-Unterstützung

Als eine der am häufigsten ausgelagerten IT-Dienstleistungen können Unternehmen ihren Helpdesk-Support an spezialisierte Anbieter auslagern, die über die erforderlichen Ressourcen, Erfahrungen und Technologien verfügen, um Kundendienstanfragen effizient zu bearbeiten. Die Auslagerung des Helpdesk-Supports kann im Vergleich zu einem internen Team auch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

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Überwachung der Dienste

Unternehmen können ihre Serviceüberwachung an spezialisierte Anbieter auslagern, die die Leistung von IT-Systemen und Anwendungen überwachen, potenzielle Probleme erkennen und lösen können, bevor sie zu Störungen führen. Anbieter von Service-Monitoring können auch Einblicke in die Systemleistung geben, potenzielle Engpässe identifizieren und Lösungen zur Leistungsoptimierung empfehlen. Dieser Service wird häufig auch von IT-Anbietern von Cloud-Diensten angeboten.

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Verschiedene Cloud-Dienste

Das Outsourcing von Cloud-Diensten kann Unternehmen den Zugriff auf skalierbare, zuverlässige und kostengünstige Computerressourcen wie Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS) ermöglichen. Cloud-Anbieter können auch Fachwissen in den Bereichen Cloud-Migration, Cloud-Sicherheit und Cloud-Management bereitstellen.

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Datenspeicherung und Backups

Das Outsourcing von Datenspeicherung und Backup kann sicherstellen, dass die kritischen Daten von Unternehmen geschützt, sicher und im Falle einer Datenkatastrophe verfügbar sind. Anbieter, die sich auf Speicher und Backups spezialisiert haben, können automatische Sicherungs- und Wiederherstellungslösungen, Überwachung rund um die Uhr und Datenverschlüsselung anbieten, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Dieser Service wird häufig auch von IT-Anbietern von Cloud-Diensten angeboten.

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Cybersicherheit

Unternehmen können ihre Cybersicherheit an spezialisierte Anbieter auslagern, die Schutz vor einer Vielzahl von Bedrohungen wie Malware, Phishing, Ransomware und Denial-of-Service-Angriffen bieten können. Anbieter von Cybersicherheit können auch Bedrohungsinformationen, Incident-Response und Compliance-Beratungsdienste anbieten.

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Softwareentwicklung und Wartung

Unternehmen können ihre Softwareentwicklung und -wartung an spezialisierte Anbieter auslagern, die Fachwissen in verschiedenen Programmiersprachen, Frameworks und Technologien bereitstellen können. Das Outsourcing von Softwareentwicklung und -wartung kann auch zu Kosteneinsparungen, verbesserter Effizienz und einer schnelleren Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen führen.

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Verwaltung der Datenbank

Durch das Outsourcing der Datenbankverwaltung können Unternehmen auf Fachwissen in den Bereichen Datenbankdesign, Implementierung, Optimierung und Wartung zugreifen. Anbieter von Datenbankadministratoren können auch rund um die Uhr Überwachungs-, Sicherungs- und Wiederherstellungsdienste sowie Sicherheitsdienste anbieten, um sicherzustellen, dass Datenbanken sicher, verfügbar und optimal funktionieren.

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Verwaltung des Zugriffs

Unternehmen können ihr Zugriffsmanagement an spezialisierte Anbieter auslagern, die über Fachwissen in den Bereichen Zugriffskontrolle, Identitätsmanagement und Authentifizierungstechnologien verfügen. Anbieter von Zugangsmanagement können auch rund um die Uhr Überwachungs-, Berichts- und Compliance-Beratungsdienste anbieten, um sicherzustellen, dass Zugriffsrichtlinien durchgesetzt und Risiken gemindert werden.

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Anlagen- und Gerätemanagement

Unternehmen können das Asset- und Gerätemanagement an spezialisierte Anbieter auslagern, die Inventarmanagement-, Patch- und Remote-Geräteverwaltungsdienste anbieten. Anbieter von Anlagen- und Gerätemanagement können auch Compliance-Berichte, Asset-Tracking und Asset-Lifecycle-Management-Services anbieten.

Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Elemente Ihres IT-Serviceökosystems, die an Unternehmen ausgelagert werden können (und sollten), die erstklassige Nischenkenntnisse bereitstellen können (und sollten).

Einige Unternehmen sind jedoch der Meinung, dass alles, was könnte Dies sollte intern abgeschlossen werden, um die Kontrolle über den Service, die Qualität und die Entscheidungsfindung zu behalten. Dies ist zum Teil richtig, obwohl Unternehmen nicht nur das Risiko erkennen müssen, ein (normalerweise) bereits überlastetes IT-Serviceteam zu stark zu belasten, sondern auch die Unfähigkeit, sich angemessen auf die geschäftskritischen Bereiche ihres IT-Ökosystems zu spezialisieren.

Lassen Sie uns als Nächstes die drei Hauptvorteile des IT-Outsourcings zusammenfassen, bevor wir zu den IT-Services übergehen, über die Sie möglicherweise zweimal nachdenken sollten, um sie an eine externe Partei zu übergeben.

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3 Hauptvorteile von IT-Outsourcing

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1. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft

IT-Outsourcing ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich auf Kernaktivitäten zu konzentrieren und Ihr Unternehmen effektiver zu skalieren. Beispielsweise können Sie die Einsparungen an Geld, Zeit und Personal nutzen, um an einer ISO-9001-Zertifizierung oder an Forschungs- und Entwicklungsarbeiten im Zusammenhang mit dem Produkt zu arbeiten, das Sie auf den Markt bringen. Dies kann dazu beitragen, Ihr Angebot von Ihren Mitbewerbern abzuheben, auch wenn die tatsächlichen IT-Services Sie möglicherweise nicht von anderen unterscheiden.

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2. Wechsel von CapEx zu OpEx

Outsourcing-Dienstleistungen können Kapitalkosten (CapEx) in Betriebskosten (OpEx) umwandeln. Das bedeutet, dass Sie Ihr Budget effizienter verwalten und neue Technologien schnell einführen können. Beispielsweise können Sie die teure Infrastruktur vor Ort durch eine Cloud-Infrastruktur ersetzen, die in der Regel einem Pay-per-Use-Modell folgt, das (fast) sofort verfügbar ist.

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3. Schnelles Ausfüllen von Qualifikationslücken

Das Outsourcing von IT-Services kann Ihnen helfen, Qualifikations- und Kompetenzlücken schnell zu schließen, was allein schwierig sein kann. Der dynamische und flexible Zugriff auf Talente bedeutet, dass Sie das Wissen und die Kapazitäten, die Sie benötigen, nutzen können, um Geschäftsanforderungen vorübergehend zu erfüllen, und sie freigeben können, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

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IT-Dienstleistungen, die nicht ausgelagert werden sollten

Es stimmt zwar, dass alles Dose ausgelagert werden, nicht alles sollte ausgelagert werden. Im Allgemeinen ist es am besten, die strategische Planung und Entscheidungsfindung, die Analyse und Neugestaltung von Geschäftsprozessen sowie die meisten Rollen mit Kundenkontakt intern zu erledigen.

Das heißt jedoch nicht, dass jeder einzelne Aspekt dieser Funktionen intern erledigt werden muss. Nehmen wir einige Beispiele für IT-Services, für die möglicherweise zusätzliche Planung und Überlegung erforderlich sind, bevor wir über Outsourcing nachdenken.

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Strategische IT-Planung und Entscheidungsfindung 

Die Planung Ihrer IT-Strategie und die Entwicklung der IT-Architektur Ihres Unternehmens sind wichtige Prozesse, die sorgfältig geprüft werden müssen. Es ist zwar üblich, externe Spezialisten um Unterstützung zu bitten (insbesondere, wenn es einen bestimmten Anbieter gibt, der sich auf Strategien für Ihre Branche spezialisiert hat), aber es ist wichtig, dass Sie und Ihr Team eine aktive Rolle dabei übernehmen, sicherzustellen, dass der Plan genau die Richtung widerspiegelt, in die Sie sich bewegen möchten.

Darüber hinaus kann die Einbindung Ihrer Mitarbeiter in den Prozess deren Akzeptanz und Engagement für die Umsetzung des Plans erhöhen. Daher ist es wichtig, dieser Aufgabe intern Priorität einzuräumen und Ihr Team in den Prozess einzubeziehen.

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Analyse von Geschäftsprozessen

Niemand kennt Ihre Geschäftsprozesse besser als Sie, keine Frage. Wovon Ihr Unternehmen jedoch profitieren kann, ist die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen (kein Outsourcing an dieses), das sich auf Geschäftsprozessanalysen spezialisiert hat oder Prozessbergbau um Beratung, Technologie und Unterstützung bei der Verwaltung dieses Prozesses bereitzustellen.

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Rollen mit Kundenkontakt

Bevor Sie Rollen mit Kundenkontakt auslagern, sollten Sie einige Faktoren berücksichtigen, nämlich: die Tiefe des Wissens, das für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist, die Qualität des Dienstleisters, an den Sie auslagern möchten, und seine Fähigkeit, eine Dienstleistung zu erbringen, die zu Ihrem Markenimage passt.

Insgesamt ist es zwar möglich, fast jeden Prozess innerhalb eines Unternehmens auszulagern, aber die Orchestrierung (oder die einheitliche Verwaltung von IT-Services und Ressourcen) ist ein wichtiger Aspekt.

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So entscheiden Sie, welche IT-Services ausgelagert werden sollen

Wir hören dich: es gibt viel zu berücksichtigen.

Das Tolle am Outsourcing ist, dass Sie die volle Kontrolle darüber haben, was Sie auslagern und was nicht. Tatsächlich können Sie wählen, ob Sie nur einen Bruchteil Ihrer IT-Dienstleistungen oder die gesamte Menge auslagern möchten.

Die Anforderungen Ihres Unternehmens an das Outsourcing an einen IT-Dienstleister unterscheiden sich von denen Ihres engsten Konkurrenten, sie werden sich jedoch wahrscheinlich um einige wichtige Bereiche drehen.

Outsourcing kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, auf spezialisiertes Fachwissen zuzugreifen, die Personalkosten zu senken und die Servicequalität zu verbessern. Laut eine Studie von Deloitte, Outsourcing kann bei einigen IT-Funktionen zu Kosteneinsparungen von bis zu 70% führen.

Outsourcing ist jedoch auch mit bestimmten Risiken und Herausforderungen verbunden, wie z. B. Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken, Qualitätsrisiken, Kommunikations- und Kulturrisiken sowie rechtliche und regulatorische Risiken.

Um diese Risiken zu minimieren und eine erfolgreiche Outsourcing-Partnerschaft sicherzustellen, sollten Unternehmen potenzielle Dienstleister anhand mehrerer Schlüsselfaktoren sorgfältig bewerten, darunter:

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• Kernkompetenzen: Das Outsourcing von IT-Funktionen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, kann es Unternehmen ermöglichen, sich auf ihre Kernkompetenzen und strategischen Ziele zu konzentrieren. In der Tat über 70% der Unternehmen lagern ihre IT-Infrastruktur und ihren Betrieb teilweise oder vollständig aus.
  
  
• Kosteneinsparungen: Kosten sind oft ein wichtiger Faktor für Outsourcing-Entscheidungen. Unternehmen können sich dafür entscheiden, ihre IT-Dienstleistungen an einen Anbieter auszulagern, der denselben oder einen ähnlichen Service zu niedrigeren Kosten anbieten kann. Was jedoch berücksichtigt werden sollte, sind die Gesamtkosten für das Unternehmen, einschließlich der Projektmanagementkosten, und die Kosten der Outsourcing-Risiken.
  
  
• Service Level Agreements (SLAs): SLAs sind ein wichtiger Bestandteil von Outsourcing-Verträgen, da sie den Leistungsumfang, die Leistungserwartungen und die Strafen bei Nichteinhaltung definieren. Bei der Entscheidung, einen IT-Service auszulagern, ist es wichtig, die SLAs und das Vertrauen des Anbieters in die Einhaltung der SLAs zu berücksichtigen.
  
  
• Risikomanagement: Outsourcing kann bestimmte Risiken und Herausforderungen mit sich bringen, wie z. B. Datensicherheitsrisiken, Risiken bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Probleme bei der Qualitätskontrolle. Unternehmen sollten potenzielle Dienstleister auf der Grundlage ihrer Erfahrung, Qualifikationen und Erfolgsbilanz im Umgang mit diesen Risiken bewerten.
  
  
• Skalierbarkeit: Unternehmen sollten sicherstellen, dass potenzielle Dienstanbieter in der Lage sind, Dienste nach oben oder unten zu skalieren, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

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So mindern Sie die Risiken des IT-Outsourcings

Obwohl Outsourcing zahlreiche Vorteile bietet, birgt es auch seine eigenen Risiken. Von Datenschutzverletzungen bis hin zu Kommunikationsausfällen müssen sich Unternehmen der potenziellen Risiken bewusst sein, die mit IT-Outsourcing verbunden sind, und Maßnahmen ergreifen, um diese zu mindern.

Um die Risiken des IT-Outsourcings zu minimieren, sollten Unternehmen die Implementierung der folgenden Strategien in Betracht ziehen:

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• Führen Sie eine Risikobewertung durch: Vor dem Outsourcing von IT-Dienstleistungen sollten Unternehmen eine gründliche Risikobewertung durchführen. Dies hilft dabei, potenzielle Risiken und Schwachstellen zu identifizieren, die sich auf den Outsourcing-Prozess auswirken könnten. Eine Risikobewertung kann Unternehmen auch dabei helfen, einen Plan zur Minderung dieser Risiken zu entwickeln und ein erfolgreiches Outsourcing-Erlebnis sicherzustellen.
  
  
• Wählen Sie einen zuverlässigen Anbieter: Es sollte sich von selbst verstehen, aber wenn Unternehmen IT-Dienstleistungen auslagern, müssen sie mit einem Anbieter zusammenarbeiten, dem sie vertrauen können. Suchen Sie nach Anbietern, die nachweislich qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbieten, und überprüfen Sie Referenzen und Bewertungen früherer Kunden, Bewertungswebsites Dritter und spezialisierter Analystengruppen. Ziehen Sie außerdem Anbieter in Betracht, die sich auf die spezifischen IT-Services spezialisiert haben, die Ihr Unternehmen benötigt — auch bekannt als „Best-of-Breed-Ansatz“.
  
  
• Stellen Sie klare Erwartungen und Kommunikationskanäle fest: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg im Leben und in Outsourcing-Beziehungen. Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an klare Erwartungen festlegen, einschließlich Projektzeitpläne, Meilensteine und Ergebnisse. Richten Sie regelmäßige Check-ins ein, um sicherzustellen, dass beide Parteien auf derselben Wellenlänge sind und dass alle Probleme behoben werden, sobald sie auftreten.
  
  
• Stellen Sie den vertraglichen Schutz sicher: In Ihrem Outsourcing-Vertrag sollten die Bedingungen der Outsourcing-Vereinbarung, einschließlich Datensicherheits- und Vertraulichkeitsvereinbarungen, klar dargelegt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem Anwalt zusammenarbeiten, um einen Vertrag auszuarbeiten, der die Interessen Ihres Unternehmens schützt und Bestimmungen zur Kündigung des Vertrags enthält, falls erforderlich.
  
  
• Überwachen Sie die Leistung des Anbieters: Sobald Sie eine Outsourcing-Beziehung aufgebaut haben, stellen Sie sicher, dass Sie die Leistung Ihres Anbieters regelmäßig überwachen. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und Kennzahlen, um sicherzustellen, dass der Anbieter die im Outsourcing-Vertrag dargelegten Erwartungen erfüllt. Wenn Probleme auftreten, beheben Sie diese umgehend, um die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu minimieren.
  
  
• Managen Sie Lieferantenbeziehungen systematisch: IT-Outsourcing ist eine langfristige Beziehung, und Unternehmen müssen sie entsprechend verwalten. Etablieren Sie einen systematischen Ansatz für die Verwaltung der Outsourcing-Beziehung, einschließlich regelmäßiger Check-ins, Leistungsbeurteilungen und Neuverhandlungen von Verträgen.
  
  
• Anbieter richtig integrieren: Eine der größten Herausforderungen beim IT-Outsourcing ist die Integration der ausgelagerten Dienste in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Verwenden Integration als Service, kann beispielsweise dazu beitragen, den Integrationsprozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Ihre ausgelagerten IT-Services nahtlos sowohl mit Ihren vorhandenen Systemen als auch mit denen anderer Anbieter zusammenarbeiten.

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Wenn wir dem Entscheidungsprozess eine letzte Überlegung hinzufügen würden, wäre das vertraue deiner Intuition. Beachten Sie bei der Interaktion mit potenziellen Anbietern die auftretenden Gefühle. Scheint der Anbieter von seiner Lösung begeistert zu sein? Stellt er aufschlussreiche Fragen zu Ihren spezifischen Anwendungsfällen und nimmt er sich die Zeit, Ihre Geschäftsanforderungen zu verstehen? Letztlich wird der Anbieter, den Sie wählen, ein langfristiger Partner für Ihr Unternehmen. Daher ist es wichtig, einen Anbieter auszuwählen, der sich wirklich darum kümmert.

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Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass IT-Outsourcing zweifellos ein kluger Schachzug für große Unternehmen oder solche ist, die Schwierigkeiten haben, IT-Services intern effektiv bereitzustellen. Es ist jedoch wichtig, sorgfältig zu überlegen, welche Services ausgelagert werden sollen, und die richtigen Anbieter auszuwählen, die die erforderlichen Ergebnisse liefern können. Multisourcing ist in dieser Hinsicht ein nützlicher Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, für jede ihrer IT-Funktionen die besten Anbieter und Nischenanbieter auszuwählen.

Die Entscheidung, Dienstleistungen auszulagern, die nicht zum Kerngeschäft gehören, kann auf lange Sicht rentabler sein, aber der Auswahlprozess muss sorgfältig sein, um sicherzustellen, dass Sie mit den richtigen Anbietern zusammenarbeiten. Darüber hinaus müssen die Geschäftsanforderungen sorgfältig abgewogen werden, insbesondere wenn eine durchgängige Servicebereitstellung ein Ziel ist.

Schließlich setzen erfolgreiche Outsourcing-Partnerschaften die Bereitschaft der Anbieter voraus, sich in Ihr Unternehmen zu integrieren. Die Entwicklung einer effektiven Integrationsstrategie ist entscheidend, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen und die Vorteile des Outsourcings zu nutzen. Wenn Unternehmen diese Faktoren berücksichtigen, können sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche IT-Services ausgelagert werden sollen und wie sie die richtigen Partner für deren Bereitstellung auswählen.

Wenn Sie mehr über die Anbieterintegration und die Implementierung einer Integrationsstrategie erfahren möchten, die die Verbindung zu Anbietern skalierbar und wiederholbar macht und einen einheitlichen Prozess für die Serviceorchestrierung bietet, lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden.

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