Frustriert von manuellen und mühsamen Aufgaben, die Vertrieb und Marketing aufgeteilt haben
Eilakaislas Die Vertriebs- und Marketingabteilung hatte verwendet HubSpots Marketing-Automatisierungstool zusätzlich zu Microsoft Dynamics 365 als ihr Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagementsystem, aber die beiden Systeme waren nicht miteinander verbunden. Sie nutzten ihre Website, um Vertriebsleads zu sammeln, die dann zur Bearbeitung an das CRM-System übertragen wurden.
Mit dieser Konfiguration fiel es ihnen schwer, einzuschätzen, wie effektiv ihre Marketingkampagnen waren, da Kunden-Leads nicht direkt in HubSpot verfügbar waren und ihr CRM-System keine verfügbaren Informationen darüber hatte, wo sich die Quelle oder Kampagne eines Leads befand. Um Newsletter und Mailinglisten zu erstellen, mussten sie manuell eine Adressliste aus ihrem CRM-System zusammenstellen, diese in eine Excel-Tabelle importieren und von dort aus die Tabelle in eine separate Newsletter-Software exportieren, die sie verwendeten. Wie jeder sehen kann, war dies für jeden Fachmann eine frustrierende und mühsame manuelle Aufgabe.
Automatisierung von Vertriebs- und Marketingprozessen durch Integration
Eilakaisla traf die Entscheidung, ihre Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing durch Integration zu rationalisieren. Ziel dieser Integration war es, frühere Prozesse und manuelle Aufgaben wie den Import von Informationen aus den Bestell- und Kontaktformularen der Website direkt als Leads zu automatisieren, damit der Vertrieb sie ohne all die manuellen Schritte bearbeiten kann. Auf diese Weise wäre das Marketing dann in der Lage, die Kapitalrendite (ROI) seiner Kampagnen zu ermitteln, sodass es die Effektivität analysieren und seine Marketinginvestitionen gezielter ausrichten könnte.
Darüber hinaus wollten sie, dass ihre Kundenkontaktinformationen aus ihrem CRM-System zusammen mit dem E-Mail-Marketing von HubSpot verwendet werden, um ihre ältere, separate Newsletter-Software zu ersetzen. Ihre Absicht war es, personalisierte Nachrichten zu senden, die auf das persönliche Profil jeder Person zugeschnitten sind. Eine Voraussetzung für die Integration war, dass der Vertrieb in Eilakaisla in der Lage sein musste, die Aktivitäten seiner Kontakte nachzuverfolgen (z. B. Downloads von Leitfäden, Leserschaft von Blogs, aufgerufene Seiten usw.), um Verkäufe zu tätigen, die sich so genau wie möglich an den Bedürfnissen der einzelnen Kunden orientierten.
ONEiO wurde als Integrationstool und Sales Communications Oy als Partner ausgewählt.
Es war klar, dass zur Rationalisierung ihres Betriebs und zur Automatisierung des Prozesses eine Integration zwischen HubSpot und Microsoft Dynamics wurde benötigt. Erika Ehrnrooth, CEO von Eilakaisla, die zu dieser Zeit als Vertriebs- und Marketingleiterin tätig war, befand sich in einer Situation, in der sie einen geeigneten Partner für die Durchführung der Integration finden musste.
Sie nutzte die sozialen Medien und stellte auf LinkedIn die folgende offene Frage: „Gibt es jemanden, der Erfahrung mit der Integration von HubSpot und Dynamics hat?“
Ihre Frage erhielt sofort Antworten, und Jani Aaltonen von Sales Communications Oy war unter den ersten. Sie begannen einen Dialog, und die Erfahrung und das Fachwissen von Sales Communications waren überzeugend. Diese Diskussionen führten weiter zur Entdeckung von ONEiO, was Janis Empfehlung für die Implementierung der Integration war.
“Nach dem ersten Treffen seufzte ich erleichtert auf: Wir hatten die Partner gefunden, die unsere Bedürfnisse verstanden und uns versichern konnten, dass wir unser Ziel erreichen können!“ sagt Ehrnrooth
Beim ersten Treffen hat ONEiO Cloud Oy's Juha Berghall erklärte die Lösung von ONEiO auf eine für Erika leicht verständliche Weise. Im Vergleich zur schlüsselfertigen Lösung von ONEiO schienen andere Optionen technisch aufwändig und schwer zu verwalten zu sein und erforderten spezifische Plattformkenntnisse sowohl bei der Implementierung als auch bei der Wartung.
Darüber hinaus könnte ONEiO verwendet werden, um andere Prozesse, Plattformen und Software zu integrieren.
„Wir sind oft eingesprungen, um Kunden zu ‚retten', wenn sie keine geeignete oder praktikable Lösung gefunden haben oder sie nicht so viel oder mehr in eine Lösung investieren wollten wie in die richtigen Anwendungen.
Dies gilt insbesondere, wenn wir bedenken, dass Kunden mit Software-as-a-Service (SaaS) -Lösungen Wert auf Abonnementmodelle und einfache Preisgestaltung legen. Die bestehenden Verbindungen von ONEiO für Dynamics und HubSpot waren perfekt auf die Bedürfnisse von Eilakaisla zugeschnitten, sodass es einfach war, ihnen eine praktikable Lösung zu versprechen, die kein langes und arbeitsintensives IT-Projekt erfordern würde.“ sagt Berghäll.
Durchführung der Integration
Die hochqualifizierten Berater von Sales Communications waren für die Implementierung der HubSpot ↔ Dynamics-Integration verantwortlich. Die technische Seite der Integration wurde implementiert an einem Tag was bedeutete, dass das Integrationsprojekt dann die meiste Zeit für die wertgenerierenden Teile verwenden konnte, d. h. die Definition der Anwendungsfälle und Prozesse und die Erstellung der Datenbanken und des Frameworks sowohl in HubSpot als auch in Dynamics.
Das Projekt begann mit einer Spezifikationsphase, in der die zu automatisierenden Prozesse ausgewählt und eine Grundlage für die zukünftige Entwicklung und Erstellung neuer Komponenten geschaffen wurde. Der gesamte Prozess wurde automatisiert und dann als Blaupause für die Integration verwendet.
Nach der Spezifikationsphase führten ein Integrationsexperte von Sales Communications, ein ONEiO-Spezialist und das IT-Personal von Eilakaisla die erforderlichen Maßnahmen zur Integration von Dynamics und HubSpot durch. Zu diesem Zeitpunkt stand Dynamics noch nicht auf der Anwendungsliste von ONEiO, aber wie in diesem Projekt festgestellt wurde, war das Hinzufügen neuer Systeme und Anwendungen zu ONEiO ein sehr agiler Prozess, sodass früher an der Integrationslogik gearbeitet werden konnte.
Als Nächstes erstellte der Integrationsexperte von Sales Communications die erforderlichen Integrationsregeln und konfigurierte die übertragbaren Datenfelder in der Schnittstelle der Integrationsplattform von ONEiO.
„Das Expertenteam von ONEiO war da, um bei jeder Nutzung des Dienstes Hintergrundunterstützung zu bieten, falls wir jemals ihre Hilfe brauchten“, sagt Joni Laukkonen, Integrationsspezialist bei Sales Communications.
Das Ergebnis: Eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing und ein transparenter Marketing-ROI. Ganz zu schweigen von der verbesserten Arbeitszufriedenheit.
Dank der Integration wurden frühere manuelle Aufgaben (wie die Verarbeitung separater Mailinglisten und Blocklisten) eliminiert und viele Phasen wurden automatisiert und beschleunigt. Informationen werden nun in Echtzeit zwischen den Systemen ausgetauscht, und HubSpot kann mithilfe von Formularen und Bewertungen CRM-Leads für Verkäufe generieren.
„Die Vertriebsmitarbeiter von Eilakaisla können die Aktivitäten ihrer Kontakte in HubSpot verfolgen (wie Webinar-Anmeldungen, Downloads von Leitfäden, Seitenaufrufe) und können den Kundenkontakten gezieltere und maßgeschneiderte, nützliche Nachrichten anbieten. Es ist jetzt auch leicht zu erkennen, ob unsere Marketingkampagnen den gewünschten Effekt erzielt haben und wie hoch ihr ROI ist.“, sagt der aktuelle Marketingmanager von Eilakaisla, Tanja Tiitta.
„Wir bei Eilakaisla haben uns sehr über die bessere Effizienz, die Automatisierung manueller Aufgaben und die engere Zusammenarbeit zwischen den Vertriebs- und Marketingteams gefreut“, sagt Ehrnrooth. „Am Ende dreht sich bei einer solchen Integration alles darum, dass Menschen zusammenarbeiten“.
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Über Eilakaisla
Eilakaisla ist ein finnisches Familienunternehmen, das Personaldienstleistungen auf nationaler Ebene anbietet. Sie bieten Personalbeschaffung (ausgeschriebene Suche, anonyme Rekrutierung, Talentsuche, Executive Search/Direktsuche (Headhunting)), Personalüberlassung, Outsourcing-Lösungen, Outplacement-Coaching, Talentbeurteilungen — und Beratungsdienstleistungen an. Sie vermitteln kompetente Mitarbeiter für feste und befristete Anstellungen in den folgenden Bereichen: Büroarbeit und Kundenservice, IT, Vertrieb und Marketing, Finanzbuchhaltung, Bauwesen, Industrie und Logistik.
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Über Verkaufskommunikation
Kommunikation im Vertrieb ist eine preisgekrönte Wachstumsagentur, die sich auf Hubspot-Integrationen konzentriert und zertifizierter ONEiO-Integrationspartner ist. Sie wurden nicht nur einmal, sondern zweimal mit dem HubSpot Impact Award for Integrations Innovations ausgezeichnet. Der Integration Innovation Award würdigt die kreative Nutzung von HubSpot Connect Integrations und würdigt die innovative Art und Weise, wie Agenturen einzigartige Dienstleistungen für Kunden entwickeln.
