Wenn Unternehmen während einer Fusion zusammenkommen, werden die Migration und Integration ihrer IT-Systeme zu kritischen Aufgaben — und manchmal zu enormen Kopfschmerzen. Der Erfolg Ihrer bevorstehenden (oder aktuellen) Migration hängt von einer sorgfältigen Planung, einer effektiven Kommunikation und einer umfassenden IT ab Strategie zur Systemintegration.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit den Feinheiten der IT-Systemmigration während und nach einer Fusion befassen, hervorheben, wie wichtig es ist, sie richtig zu machen (technisch, finanziell und kulturell), und eine 7-stufige Roadmap für einen reibungslosen Übergang bereitstellen.

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1. Vorbereitung auf die Migration: Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen

Der Beginn einer IT-Systemmigration erfordert eine klare Vision und klar definierte Ziele. Der erste Schritt besteht darin, die Ziele der Fusion zu identifizieren und sie an den IT-Systemen auszurichten. Ihre Unternehmen sollten ein eigenes Migrationsteam zusammenstellen, das sich aus Experten der beiden fusionierenden Unternehmen zusammensetzt. Dieses Team wird eine zentrale Rolle bei der Orchestrierung des gesamten Migrationsprozesses spielen.

Vorabbewertung des aktuellen Zustands

Eine gründliche Bewertung der IT-Systeme beider Unternehmen ist unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Durch das Verständnis der Stärken und Schwächen der einzelnen Systeme kann das Migrationsteam priorisieren, welche Systeme zuerst migriert werden sollten. Diese Priorisierung sollte auf Kritikalität, Abhängigkeiten und Kompatibilitätsfaktoren basieren.

Im Allgemeinen ist eine Phase der Vorbewertung ein gutes Beispiel für zukünftige Projekte. Bei ONEiO bieten wir zum Beispiel eine kostenlose 15-minütige Bewertung der ITSM-Landschaft das darauf abzielt, Ihnen das Wissen darüber zu vermitteln, wie Ihre ITSM-Prozesse von der Integration profitieren könnten.

Erstellung eines Budgets für die Fusion

Die Erstellung eines umfassenden Haushaltsplans ist auch wichtig, um unvorhergesehene finanzielle Hürden zu vermeiden oder zumindest zu planen. Die Identifizierung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung durch die Konsolidierung von Systemen und Prozessen trägt zur Optimierung der Ressourcen bei. Durch die Minimierung von Betriebsunterbrechungen während des Migrationsprozesses können potenzielle Umsatzverluste minimiert werden. Gleichzeitig gewährleistet die Planung der Kosten nach der Migration, wie z. B. Systemwartung und Aktualisierungen, die langfristige finanzielle Stabilität.

Zu den Kosten, die im IT-Bereich des Budgets für das Migrationsprojekt zu berücksichtigen sind, gehören:

• Infrastrukturkosten: Berücksichtigen Sie die Ausgaben im Zusammenhang mit der Modernisierung oder Erweiterung der IT-Infrastruktur zur Anpassung an die fusionierten Systeme. Diese Kosten können Hardwarekäufe, Server-Upgrades, Netzwerkverbesserungen und Ausgaben für Rechenzentren beinhalten.
  
  
• Softwarekosten: Berücksichtigen Sie die Kosten, die mit Softwarelizenzen und Abonnements verbunden sind, die für das zusammengeführte IT-System erforderlich sind. Denken Sie an Betriebssysteme, Produktivitätssoftware, Geschäftsanwendungen, Sicherheitssoftware und jegliche spezielle Software, die für den fusionierten Geschäftsbetrieb benötigt wird. Berücksichtigen Sie auch die Kosten für den gleichzeitigen Betrieb von Systemen — insbesondere, wenn Ihr Unternehmen sich für eine phasenweise Migrationsstrategie entscheidet.
  
  
• Kosten für die Datenmigration: Stellen Sie Mittel für Datenmigrationsaktivitäten bereit, einschließlich Datenextraktions-, Transformations- und Ladeprozesse. Dies kann die Einstellung externer Experten oder die Verwendung von Migrationstools und -software beinhalten.
  
  
• Professionelle Dienstleistungen: Budgets für professionelle Dienstleistungen wie Berater oder Systemintegratoren, die bei der IT-Systemmigration helfen können.
  
  
• Change Management und Schulung: Berücksichtigen Sie die Ausgaben für Schulungen und Change-Management-Aktivitäten, einschließlich Kommunikationsmaterial, Initiativen zur Mitarbeiterbindung und gegebenenfalls Berater für Change Management. Diese Aktivitäten helfen den Mitarbeitern, sich an das neue IT-System anzupassen und den Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren.
  
  
• Testen und Qualitätssicherung: Stellen Sie Mittel für Testaktivitäten bereit, einschließlich Testumgebungen, Testtools und Ressourcen, die für Integrationstests, Benutzerakzeptanztests und Qualitätssicherung benötigt werden.
  
  
• Sicherheitsverbesserungen: Schließen Sie die Kosten ein, die mit der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen für das zusammengeführte IT-System verbunden sind. Dies kann Sicherheitsbewertungen, Firewall-Installationen, Verschlüsselungssoftware, Systeme zur Erkennung von Eindringlingen und Sicherheitsschulungen beinhalten.
  
  
• Lieferantenverträge: Während der Fusion können Sie zwar sparen, wenn Sie einige Lieferantenverträge kündigen, aber es ist wichtig, alle laufenden oder neuen Lieferantenverträge zu berücksichtigen, die für die zusammengeführten IT-Systeme erforderlich sind — insbesondere diejenigen, die während einer schrittweisen Migration für einen bestimmten Zeitraum parallel laufen müssen. Also Softwaresupport- und Wartungsverträge, Cloud-Serviceabonnements und Outsourcing-Vereinbarungen.
  
  
• Notfallfonds: Stellen Sie einen Teil des Budgets für erwartete unerwartete Ausgaben oder Risiken bereit, die während des Migrationsprojekts auftreten können. Ein Notfallfonds hilft, unvorhergesehene Umstände zu mildern und stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
  
  
• Unterstützung nach der Migration: Berücksichtigen Sie die Kosten, die mit der Unterstützung nach der Migration verbunden sind, z. B. zusätzliche Ressourcen oder externe Unterstützung, die erforderlich sind, um Probleme oder Fragen von Mitarbeitern zu lösen, die nach der Migration auftreten könnten.
  
  
• Projektleitung: Berücksichtigen Sie die Projektmanagementkosten, einschließlich Personal, Tools und Ressourcen, die für die Planung, Koordination und Überwachung des IT-Systemmigrationsprojekts erforderlich sind.

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Entwicklung eines Kommunikationsplans

Die Erstellung eines Kommunikationsplans in der ersten Vorbereitungsphase ist ebenfalls eine kluge Idee — Sie möchten sich keine Gedanken darüber machen, wie, wann und was Sie den Mitarbeitern in beiden Unternehmen während des Prozesses mitteilen sollen.

Im Wesentlichen reicht es aus, offene Kommunikationswege zwischen IT-Teams, Geschäftsbeteiligten und Mitarbeitern von beiden Seiten aufrechtzuerhalten. Halten Sie sie regelmäßig über den Stand der Migration auf dem Laufenden und gehen Sie umgehend auf Bedenken ein (Denken Sie daran: Es ist in Ordnung zu sagen: „Ich weiß die Antwort darauf nicht, aber ich werde es herausfinden“)und schließlich bieten Sie bei Bedarf zusätzliche Schulungen an.

Rechtliche und regulatorische Überlegungen

Die Einhaltung der Branchenvorschriften ist entscheidend, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Durch die Berücksichtigung von Datenschutzbedenken werden vertrauliche Informationen während und nach der Migration geschützt, während die Verwaltung der geistigen Eigentumsrechte die wertvollen Vermögenswerte beider Unternehmen schützt.

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2. Entwicklung der Strategie für die Systemmigration

Die Wahl des richtigen Ansatzes zur IT-Systemmigration ist entscheidend, um Störungen zu vermeiden und Risiken zu minimieren. Das Migrationsteam sollte verschiedene Strategien, z. B. einen schrittweisen Ansatz oder eine Big-Bang-Migration, sorgfältig prüfen und diejenige auswählen, die am besten zu den Fusionszielen passt. Zeitpläne und Meilensteine sollten klar definiert werden, um während des gesamten Prozesses eine klare Richtung und Rechenschaftspflicht zu wahren.

Lassen Sie uns ein wenig über die beiden gängigen Betriebsmethoden beim Zusammenführen von IT-Systemen sprechen: die Urknallmigration und die schrittweise oder schrittweise Migration.

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Big-Bang-IT-Systemmigration

Das Big-Bang-Migrationsansatz beinhaltet die Zusammenführung der IT-Systeme der fusionierenden Unternehmen in einer einzigen Großveranstaltung. Dies erfordert einen umfassenden und gleichzeitigen Übergang aller IT-Systeme und Anwendungen beider Unternehmen in eine einheitliche Infrastruktur.

Dieser Ansatz zeichnet sich durch einen schnellen und entschlossenen Integrationsprozess aus, bei dem alle Systeme gleichzeitig migriert werden. Der Urknall-Ansatz erfordert oft eine umfassende Planung, Koordination und Vorbereitung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Während der Urknallmigration gibt es in der Regel einen klaren Stichtag, an dem die alten Systeme eingestellt werden und die neuen integrierten Systeme in Betrieb genommen werden. Dieser Ansatz zielt auf eine sofortige Integration und Realisierung von Synergien ab.

Sobald die Migration abgeschlossen ist, arbeitet das fusionierte Unternehmen auf einer einzigen, konsolidierten IT-Infrastruktur.

Kurzum: kürzerer Zeitrahmen, höheres Risiko.

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Schrittweise IT-Systemmigration:

Im Gegensatz zum Urknall-Ansatz ist der schrittweises Vorgehen ist entspannter. Wenn die Urknallmigration ein Wochenende in NYC wäre, wäre die phasenweise Migration auf den Bahamas eine langsame Woche.

Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, beinhaltet dies eine schrittweisere und schrittweise Migration der IT-Systeme. Es ermöglicht einen schrittweisen Integrationsprozess, der Unterbrechungen minimiert und die mit groß angelegten Migrationen verbundenen Risiken reduziert. Bei diesem Ansatz identifizieren die fusionierenden Unternehmen bestimmte Bereiche oder Abteilungen, in denen die IT-Integration im Laufe der Zeit schrittweise eingeführt werden kann.

Der stufenweise Ansatz beinhaltet in der Regel die Unterteilung des IT-Integrationsprozesses in mehrere Stufen oder Phasen. Jede Phase konzentriert sich auf die Integration einer bestimmten Gruppe von Systemen, Anwendungen oder Geschäftseinheiten. Sobald eine Phase abgeschlossen ist, bewertet das fusionierte Unternehmen die Ergebnisse, nimmt alle erforderlichen Anpassungen vor und sorgt für die Stabilität der integrierten Systeme, bevor es zur nächsten Phase übergeht.

Kurzum: höhere Kosten, weniger Risiko.

Wir haben auch eine praktische Vor- und Nachteile-Liste zusammengestellt, um einen kurzen Überblick über Big-Bang-Migrationen im Vergleich zu phasenweisen Migrationen zu geben:

Eine Möglichkeit, wie Unternehmen die Nachteile eines schrittweisen Ansatzes reduzieren können, ist die Implementierung einer flexiblen Integrationslösung.

ONEiO erleichtert die schrittweise Migration, da Sie wichtige Systeme wie Ihre ITSM-Suite wechseln können, wenn Sie bereit sind, zu wechseln. Alte und neue Systeme können problemlos mit modularen Integrationen koexistieren, und die Mitarbeiter müssen nicht so schnell umgeschult werden. Das bedeutet, dass das System noch weniger schockiert ist und aufgrund unseres abonnementbasierten Preismodells keine Verpflichtung besteht, die Systeme weiter zu integrieren.

Wenn Sie kurz vor einer schrittweisen Migration stehen, buchen Sie bitte eine kostenlose, unverbindliches Assessment mit einem unserer Integrationsexperten.

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3. Sicherstellung der Geschäftskontinuität während der Fusion

Bei der Migration von IT-Systemen ist die Sicherstellung eines unterbrechungsfreien Geschäftsbetriebs von größter Bedeutung. Insbesondere bei größeren Unternehmen können IT-Systemausfälle finanzielle Folgen haben (etwa in der Größenordnung von 2.300 bis 9.000$ pro Minute) und Reputationsverluste, von denen man sich nur schwer erholen kann.

Die Erstellung eines Notfallplans ist für den Fall unvorhergesehener Rückschläge oder Systemausfälle von entscheidender Bedeutung. Durch die Aufrechterhaltung wichtiger Abläufe während der Migration können Unternehmen die Auswirkungen auf Kunden und Interessengruppen minimieren.

Der Umgang mit den Erwartungen von Kunden und Stakeholdern ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um Vertrauen und Zuversicht aufrechtzuerhalten. Eine klare und transparente Kommunikation über Migration, potenzielle Störungen und alternative Lösungen wird das Verständnis und die Unterstützung fördern.

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4. Gehen Sie proaktiv auf technische Herausforderungen ein

Wir sind bereit zu wetten, dass es in der Geschichte noch nie eine Fusion gegeben hat, bei der es keine oder zwölf technische Herausforderungen gab.

Wenn Sie es darauf reduzieren, was bei einer Fusion passieren soll (in Bezug auf Ihre IT-Systeme und Daten), kommt es auf einige wichtige Dinge an. Die meisten Unternehmen wollen:

• Daten müssen korrekt zugeordnet und konvertiert werden
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• Datengenauigkeit und Vollständigkeit zwischen Systemen
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• Datenübertragung und Kommunikation zwischen Systemen, unabhängig von der Hardware-/Software-Konfiguration oder ob es sich um ein On-Premise- oder Cloud-System handelt
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• Daten müssen jederzeit sicher sein

Die Sache ist: Sofern diese Punkte nicht in der Planungsphase proaktiv angegangen und bis zum Abschluss der Fusion durchgezogen werden, kommt es häufig vor, dass technische Herausforderungen auftreten — und die bleiben.

Wie können Sie also sicherstellen, dass das passiert?
Unserer Meinung nach natürlich: Wir nutzen die Integration, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen.

Indem du eine zuverlässige Integrationslösung das Ihnen hilft, eine kontrollierte und verwaltbare Migration zwischen Systemen zu erreichen, und Sie können viele der häufigsten Herausforderungen vermeiden, die mit Fusionen und Übernahmen einhergehen.

Kurz gesagt, mit ONEiO:

• Wir erstellen einen Endpunkt für jedes Tool oder System, das Sie migrieren müssen
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• Diese Endpunkte kommunizieren genau, wie es für Ihre Migrationsstrategie erforderlich ist.
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• Endpunkte kommunizieren innerhalb von 1-2 Wochen miteinander
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• Sie haben die Freiheit, den Rhythmus Ihrer Migration zu wählen

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir das in der Praxis machen, hier ist eine Geschichte über unseren Kunden Valmet und wie seine Akquisitions- und Expansionsreise zu einem vollständig integrierten Service-Ökosystem führte.

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5. Gründlich testen und validieren

Der erste Teil der Testphase sollte stattfinden vor das Projekt beginnt. Sie sollten zunächst eine gründliche Bewertung der IT-Infrastruktur beider Unternehmen durchführen, um etwaige Kompatibilitätsprobleme, Überschneidungen oder Lücken zu identifizieren. Dies hilft Ihnen bei der Entwicklung einer umfassenden Migrationsstrategie und hilft Ihnen auch dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Zeit, Infrastrukturkosten und Zeit von Fachexperten sparen können.

Integrationstests ist das Rückgrat einer erfolgreichen Migration. Es beinhaltet die Überprüfung der Systeminteroperabilität und die Identifizierung potenzieller Lücken oder Engpässe. Eine strenge Überprüfung der Systemfunktionen stellt sicher, dass die migrierten Systeme Ihren Leistungsstandards entsprechen.

Nebenbei, hier sagen wir Ihnen das mit ONEiO, dieser Schritt ist praktisch nicht notwendig.

Es ist auch eine gute Idee, robuste Sicherungs- und Disaster-Recovery-Mechanismen zu implementieren, um wichtige Daten während der Migration zu schützen und die Backup-Systeme regelmäßig zu testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Davon abgesehen können die meisten ITSM-Systeme in einen früheren Zustand zurückversetzt werden. Selbst wenn also Brände ausbrechen, ist es eine relativ einfache Lösung, die Dinge wieder in Gang zu bringen.

6. Rollout und nach der Migration

Nachdem die umfassenden Tests abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die neuen Systeme einzuführen. Ein gut ausgeführter Rollout-Plan minimiert Unterbrechungen und erleichtert Mitarbeitern und Endbenutzern einen nahtlosen Übergang. Die Überwachung der Systemleistung nach der Migration ist entscheidend, um noch bestehende Probleme umgehend zu erkennen und zu beheben.

Die Durchführung einer Überprüfung nach der Migration bietet wertvolle Einblicke in den Gesamtprozess und ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung. Die gewonnenen Erkenntnisse können auf zukünftige Migrationsbemühungen angewendet werden, wodurch die IT-Fähigkeiten des Unternehmens weiter gestärkt werden.

7. Mitarbeiter und Change Management: Aufrechterhaltung einer positiven Kultur

Der Umgang mit dem Widerstand der Mitarbeiter ist ein emotionaler Aspekt der IT-Systemmigration. Veränderung kann beunruhigend sein (für alle!) , und die Berücksichtigung der Bedenken und Ängste der Mitarbeiter ist der Schlüssel zum Erfolg der Fusion.

Die Bereitstellung umfassender Schulungsprogramme stellt sicher, dass die Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten ausgestattet sind, um sich sicher in den neuen Systemen zurechtzufinden, und die Förderung des Engagements der Mitarbeiter trägt dazu bei, eine positive Einstellung gegenüber der Veränderung aufzubauen.

Und lassen Sie uns die Dinge nicht beschönigen: Zu lernen, wie man neue Systeme benutzt und neue Prozesse befolgt, fühlt sich an wie nur eine zusätzliche Sache um die sich die Mitarbeiter Sorgen machen müssen. Wenn (nicht wenn) es Widerstand gegen die neuen Arbeitsweisen gibt, kann es helfen, die Leute an das Endziel zu erinnern (besser zusammenzuarbeiten), um die Frustration zu lindern.

Während des gesamten Migrationsprozesses ist die Aufrechterhaltung einer positiven Unternehmenskultur von entscheidender Bedeutung. Offene und transparente Kommunikationskanäle fördern Vertrauen und Zusammenarbeit. Unterwegs kleine Erfolge und Meilensteine zu feiern, stärkt die Moral und motiviert die Mitarbeiter, die durch den Zusammenschluss hervorgerufenen Veränderungen anzunehmen.

Gehen Sie mit Zuversicht durch Ihre Zukunft nach der Migration

Wie wir (hoffentlich) klargestellt haben, ist die erfolgreiche Bewältigung der IT-Systemmigration nach einer Fusion keine einfache Aufgabe. Dazu sind ein umfassender Plan, effektive Kommunikation und ein belastbares Team erforderlich.

Indem Sie die von uns besprochenen Schritte (und alle anderen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind) berücksichtigen und emotionale Intelligenz in den Prozess einbeziehen, können Sie einen nahezu nahtlosen Übergang sicherstellen, eine einheitliche Kultur fördern und das neue vernetzte IT-Ökosystem nutzen.

Mit einer skalierbaren Integrationslösung können Sie Ihre IT-Systeme zukunftssicher machen und auf eine solide Zukunft als fusioniertes Unternehmen vorbereitet sein.

Wir sprechen mehr über dieses Thema auf unserer Lösungsseite zur Tool-Migration — schau es dir hier an.