Autotask ist zu einem unverzichtbaren Tool für Managed Service Provider (MSPs) und IT-Unternehmen geworden, die eine effiziente Plattform für Service Desk-Betrieb, Kundenmanagement und Ticketing benötigen. Die wahre Stärke von Autotask liegt jedoch darin, wie effektiv es in die anderen wichtigen Tools in Ihrem IT-Ökosystem integriert werden kann. In diesem Artikel befassen wir uns mit den wichtigsten Überlegungen zur Autotask-Integration, den API-Funktionen, einer Liste gängiger Integrationspartner, Beispielen für beliebte Autotask-Integrationen und wie Sie bidirektionale Autotask-Integrationen mit ONEiO einrichten können.

Liste gängiger Integrationen mit Autotask

Autotask ist so konzipiert, dass es gut mit anderer Software zusammenarbeitet und es IT-Dienstleistern erleichtert, Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier sind einige der gängigsten Integrationen:

• Microsoft-Teams: Durch die Integration mit Microsoft Teams können Ticketbenachrichtigungen an Ihren Kommunikations-Hub gesendet werden, sodass Teams über Probleme auf dem Laufenden bleiben, ohne ihr Chat-Tool verlassen zu müssen.
• QuickBooks: Die Integration von Autotask in QuickBooks optimiert die Abrechnung und Fakturierung, indem Kunden- und Rechnungsdaten direkt synchronisiert werden, sodass die Finanzdaten immer auf dem neuesten Stand sind.
• Slack: Teams, die sich bei der internen Kommunikation auf Slack verlassen, können von der Integration mit Autotask profitieren, um Updates zum Ticketstatus zu erhalten und so sicherzustellen, dass die Support-Teams auf dem Laufenden bleiben.
• ConnectWise: Viele IT-Organisationen verwenden auch ConnectWise. Die Integration von Autotask und ConnectWise kann dazu beitragen, Tickets zu synchronisieren und den Betrieb zwischen Servicemanagement-Plattformen zu optimieren.
• HubSpot: Durch die Integration von Autotask in HubSpot können Vertriebs- und Kundenserviceteams besser aufeinander abstimmen, wichtige Kundeninformationen zwischen den Systemen weitergeben und eine reibungslose Kundenkommunikation sicherstellen.
• N-able: Die Integration von N-able (ehemals SolarWinds) hilft MSPs bei der Verwaltung von Anlagen und der Ticketautomatisierung. Wenn in N-able eine Warnung ausgelöst wird, kann automatisch ein Ticket in Autotask erstellt werden, was eine effektivere Reaktion auf Vorfälle ermöglicht.
• Kaseya VSA: Die Integration von Autotask mit Kaseya VSA ermöglicht die nahtlose Synchronisation von Anlageninformationen und Tickets und verbessert so die Fernüberwachungs- und Verwaltungsfunktionen.
• IT-Glue: Durch die Verbindung von Autotask mit IT Glue können Unternehmen die Dokumentation zentralisieren und so sicherstellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf aktuelle Informationen haben, was die Effizienz verbessert und Fehler reduziert.
• BrightGauge: Die Integration mit BrightGauge ermöglicht die Erstellung von Dashboards und Berichten in Echtzeit, die wertvolle Einblicke in wichtige Leistungsindikatoren und Servicekennzahlen bieten.
• Xero: Für das Finanzmanagement optimiert die Integration von Autotask in Xero die Buchhaltungsprozesse und ermöglicht eine genaue Rechnungsstellung und Finanzverfolgung.
• Daten RMM: Die Verbindung von Autotask mit Datto RMM verbessert die Fernüberwachung und -verwaltung und ermöglicht eine automatische Ticketerstellung und eine effiziente Problemlösung.

Diese Integrationen ermöglichen es Unternehmen, abteilungsübergreifend reibungsloser zu arbeiten und einen zentralisierten Ansatz für das IT-Servicemanagement beizubehalten.

Warum integrierte Autotask-Integrationen möglicherweise nicht ausreichen

Autotask bietet zwar mehrere integrierte Integrationen und einen umfangreichen Marktplatz für Konnektoren, aber viele dieser Integrationen sind auf einen unidirektionalen Datenfluss beschränkt. Sie übertragen Daten häufig an ein anderes Tool, ermöglichen jedoch keinen bidirektionalen Austausch, der die Konsistenz auf allen Systemen gewährleistet. Diese Einschränkung kann zu Verzögerungen, veralteten Informationen und verpassten Gelegenheiten für eine effiziente Zusammenarbeit führen.

Die API-Funktionen von Autotask

Wenn die integrierten Integrationen Ihre Anforderungen nicht erfüllen, können Sie die Autotask-REST-API nutzen, um benutzerdefinierte Verbindungen herzustellen. Die Autotask-REST-API bietet eine umfassende und flexible Möglichkeit, programmgesteuert mit Autotask-Daten zu interagieren, sodass Sie auf maßgeschneiderte Weise auf Daten zugreifen, sie aktualisieren und bearbeiten können.

• RESTful-Architektur:
  Die Autotask-API folgt den RESTful-Prinzipien und verwendet Standard-HTTP-Methoden für Anfragen, wodurch sie leicht und einfach zu handhaben ist.
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• JSON-Datenformat:
  Die API verwendet JSON für den Datenaustausch, der weithin unterstützt wird und die Integration in eine Vielzahl von Systemen erleichtert.
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• Datenendpunkte:
  Die Autotask-API bietet zahlreiche Endpunkte für die Verwaltung von Tickets, Kunden, Verträgen, Projekten und mehr und ermöglicht so eine tiefe Integration mit anderen Systemen.
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• Authentifizierung:
  Die API verwendet eine sichere, tokenbasierte Authentifizierung und stellt sicher, dass nur autorisierte Systeme auf Daten in Autotask zugreifen und diese bearbeiten können.
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• Tools für Entwickler:
  Die REST-API von Autotask enthält eine umfangreiche Dokumentation, Beispiele und Tools wie Postman-Sammlungen und die Swagger-Benutzeroberfläche, mit denen Entwickler API-Aufrufe einfach erkunden und testen können, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen.

Überlegungen zu maßgeschneiderten Autotask-API-Integrationen

Wenn Sie sich entscheiden, benutzerdefinierte Integrationen mithilfe der Autotask-API zu erstellen, ist es wichtig, Folgendes zu planen:

1. Sicherheit der Daten
   • Verwenden Sie HTTPS, um den Datenaustausch zwischen Autotask und Ihren anderen Systemen zu verschlüsseln.
   • Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer während der Integration Zugriff auf vertrauliche Daten haben.
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2. Wartung der Integration
   • Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, werden sich auch Ihre Anforderungen an Autotask-Integrationen weiterentwickeln. Seien Sie bereit, Ihre maßgeschneiderten Integrationen zu pflegen und anzupassen, wenn Sie Arbeitsabläufe ändern, neue Kunden hinzufügen oder Systemaktualisierungen vornehmen.
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3. Zuverlässigkeit der Synchronisation
   • Eine robuste Integration muss Ausfallzeiten effektiv bewältigen. Durch die Planung von Redundanz und dezentralem Datenmanagement wird sichergestellt, dass Integrationsprobleme Ihren Geschäftsbetrieb nicht zum Erliegen bringen.

Warum sollten Sie eine Integrationsplattform anstelle von benutzerdefinierten API-Integrationen verwenden?

Maßgeschneiderte API-Integrationen mögen wie eine einfache Lösung erscheinen, aber sie werden schnell komplex, wenn Sie mehr Endpunkte hinzufügen. Die Wartung wird zu einem erheblichen Aufwand, und die Sicherstellung der Konsistenz der Datensynchronisierung kann eine Herausforderung sein. Stattdessen vereinfacht die Verwendung einer Integrationsplattform wie ONEiO den Prozess und bietet eine zentrale Möglichkeit, mehrere Integrationen abzuwickeln.

Mit ONEiO können MSPs bidirektionale Integrationen zwischen Autotask und anderen Tools konfigurieren, ohne umfangreichen Code schreiben zu müssen. Integrierte Funktionen wie Fehlerbehandlung, visuelle Zuordnung und Überwachungstools machen das Integrationsmanagement weniger komplex und skalierbarer, sodass Sie sich auf die Servicebereitstellung statt auf die Verwaltung von Verbindungen konzentrieren können.

Beispiele für beliebte Anwendungsfälle der Autotask-Integration

1. Integration von Autotask und QuickBooks

Für MSPs ist die effiziente Verwaltung von Verträgen und Abrechnungen von entscheidender Bedeutung. Durch die Integration von Autotask in QuickBooks können Finanzdaten zu Tickets und Verträgen in Echtzeit synchronisiert werden, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und kostspielige Abrechnungsfehler vermieden werden.

• Anwendungsfall:
  Wenn ein Service geliefert und in Autotask angemeldet wird, werden die entsprechenden Informationen automatisch an QuickBooks gesendet, wodurch eine Rechnung generiert wird.
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• Wichtigster Vorteil:
  Die automatische Rechnungsstellung gewährleistet termingerechte Zahlungen und reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe.

2. Integration von Autotask und Microsoft Teams

Es kann eine Herausforderung sein, Ihre Support-Teams über wichtige Tickets auf dem Laufenden zu halten, insbesondere wenn sie mit mehreren Tools jonglieren. Die Integration von Autotask in Microsoft Teams macht dies einfacher.

• Anwendungsfall:
  Ein in Autotask erstelltes Ticket mit hoher Priorität löst eine Warnung in Microsoft Teams aus und benachrichtigt die entsprechende Support-Gruppe in Echtzeit.
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• Wichtigster Vorteil:
  Schnellere Reaktionszeiten und verbesserte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.

3. Autotask- und N-able-Integration

Proaktive Überwachung ist für IT-Dienstleister unerlässlich. Durch die Integration von Autotask in N-able können Warnmeldungen, die Maßnahmen erfordern, automatisch Tickets generieren.

• Anwendungsfall:
  Wenn N-able ein Problem mit dem Server eines Kunden erkennt, erstellt es automatisch ein entsprechendes Ticket in Autotask zur Lösung.
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• Wichtigster Vorteil:
  Die sofortige Ticketgenerierung ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Vorfälle und eine verbesserte Serviceverlässlichkeit.

Bidirektionale Autotask-Integrationen mit ONEiO einrichten

Wenn Sie bereit sind, Ihre Autotask-Funktionen zu erweitern, ist die Einrichtung bidirektionaler Integrationen mit ONEiO ein kluger Schachzug. Hier erfahren Sie, wie Sie loslegen können:

1. Definieren Sie Ihre Integrationsanforderungen
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   • Identifizieren Sie die spezifischen Daten und Workflows, die Sie zwischen Autotask und anderen Systemen synchronisieren müssen, wie Ticketinformationen, Kundendetails oder Projektaktualisierungen.
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2. Autotask für die Integration konfigurieren
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   • Einen Integrationsbenutzer erstellen: Navigieren Sie in Autotask zu Admin > Ressourcen (Benutzer), und fügen Sie einen neuen API-Benutzer hinzu. Ordnen Sie den zu API-Benutzer (System) Sicherheitsstufe und generieren Sie einen API-Schlüssel und ein Geheimnis.
   • Ermitteln Sie die Ressourcen-ID: Suchen Sie die Ressourcen-ID des Integrationsbenutzers, die verwendet wird, um Nachrichtenschleifen während der Integration zu verhindern.
   • Ermitteln Sie die Autotask-Basis-URL: In der API-Dokumentation von Autotask finden Sie die API-URL Ihrer Zone für die REST-API. Verwenden Sie die Hauptdomain, ausgenommen bestimmte Pfade.
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3. Richten Sie den ONEiO-Endpunkt ein
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   • Erstellen Sie einen Autotask-Endpunkt: Erstellen Sie in ONEiO einen neuen Endpunkt für Autotask. Geben Sie die folgenden Details an:
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     • Autotask-Basis-URL
     • Zeitzone
     • Integrationsbenutzerschlüssel (API-Schlüssel)
     • Passwort (API-Geheimnis)
     • Ressourcen-ID des Integrationsbenutzers
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   • Entitätstypen konfigurieren: Aktivieren Sie in den ONEiO-Endpunkteinstellungen den Poller, um mit dem Empfang von Tickets von Autotask zu beginnen. Passen Sie die Abfrageparameter nach Bedarf an Ihre Integrationsanforderungen an.
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4. Routing-Regeln einrichten
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   • Nachrichtenarten definieren: Richten Sie in ONEiO Routing-Regeln ein, um verschiedene Nachrichtentypen wie Notizen und Anlagen zu verarbeiten und sicherzustellen, dass sie zwischen Autotask und den integrierten Tools korrekt verarbeitet werden.
   • Verwenden Sie Rule Robot: Wenn beide integrierten Endpunkte dies unterstützen, verwenden Sie den Rule Robot von ONEiO, um Routing-Konfigurationen zu automatisieren. Beachten Sie, dass für die Verarbeitung eingehender Notizen und Zeiteingabedaten möglicherweise zusätzliche Einstellungen erforderlich sind.
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5. Testen und aktivieren Sie die Integration
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   • Tests durchführen: Erstellen Sie Testtickets und führen Sie verschiedene Aktionen durch, um den korrekten Datenfluss zwischen Autotask und den anderen integrierten Systemen sicherzustellen.
   • Überwachen und Fehler beheben: Verwenden Sie die Überwachungstools von ONEiO, um die Leistung der Integration zu beobachten und alle auftretenden Probleme zu beheben.
   • Aktiviere die Integration: Sobald der Test erfolgreich ist, aktivieren Sie die Integration, um die Live-Datensynchronisierung zu ermöglichen.

Fazit zu Autotask-Integrationen

Autotask-Integrationen können die Effizienz Ihres IT-Betriebs erheblich steigern, Silos zwischen Abteilungen aufbrechen und die Gesamtqualität Ihrer Dienste verbessern. Indem Sie entweder benutzerdefinierte API-Verbindungen oder eine Integrationsautomatisierungsplattform wie ONEiO nutzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Tools immer synchronisiert sind, Ihre Daten auf dem neuesten Stand sind und Ihre Teams nahtlos zusammenarbeiten können.

Sind Sie bereit, Autotask-Integrationen für Ihr Unternehmen zu erkunden? Wenden Sie sich an die Produktexperten von ONEiO, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, bidirektionale Integrationen mit mehreren Endpunkten zu implementieren, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.